1.明确企业的采购需求

采购活动对于某个特定的企业来说，是一种内部的委托——代理关系，作为代理人的采购部执行的是委托人——实际需求方的指令，利用其采购方面的专业知识实现更有效率的采购。其中关键一点就是采购部是否真正理解需求方的采购需求。为了达到需求的明确，采购部门应与内部需求方展开充分的沟通，必要时可将实际需求方纳入到采购团队管理团队中来。

在内部需求明确的基础上，采购部门需要对外部环境进行分析，市场上的供求关系决定了买卖双方的力量对比。在买方市场条件下，采购方面临的情境是一种完全竞争的市场，竞争者数量众多且产品趋向标准化。这样，采购方就应充分利用买方的优势地位，尽可能保证原材料具有更高的质量、更低的价格以及争取卖方更好的售后服务。对于卖方市场，采购方必须意识到采购活动的重点是解决供应的风险问题而非价格问题。

过少的供应商选择会导致了采购风险的增加，为了减少风险，采购者需要确定一个合适的供应商范围，并且确定供应商筛选的标准。随着信息沟通的日趋便捷和物流成本的不断降低，企业供应商的选择范围已经从区域扩展到全球。为了追求效率和成本的均衡，采购方应以需求为导向，开发一套客观的评价标准来筛选供应商，不同的供应商均要经过这样的一个“筛子”以保证采购活动安全、顺利进行。

企业选择的供应商应具有如下特征：诚实可信、能满足企业的产品需求、可以提供有竞争力的价格等。对于备选的供应商，可以从能力和积极性两个维度对其做出评价，我们所希望的供应商应该是具有高能力和高积极性的。实际上供应商往往处于不同的状态：高积极性低能力或高能力低积极性。因此采购方需要根据供应商的不同情况采取相应的对策：对低能力培训管理培训、指导的方式助其提升能力水平；对低积极性的供应商则通过提高采购额度、增加吸引力等方式使其积极性得到提高。

采购合同的签订标志着采购工作真正意义上的开始，如何签订一份有效的合同涉及到责任的划分。合同文本越细致，出现问题的可能性就越小。采购合同的签订并不能完全保证合同百分之百的履行，随着合同执行期的延长，其中的风险和不确定因素也会不断的增加，因此，采购方要加强对合同的管理和控制，尽量使得采购中的问题可以在最短的时间内发现并得到解决，以保障采购活动的顺利完成。

采购工作的完成不代表万事大吉，企业还需要通过回顾和审视已完成工作的绩效，对供应商进行评估，从而为今后的合作奠定基础。